サロンの予約をするのは簡単ですが、キャンセルの仕方はなかなか載っていないもの。「キャンセルしたいけれど方法や言い方がわからない」という方は少なくないのではないでしょうか。キャンセルしたくても伝えるのは気が引ける、キャンセルしたら悪く思われないだろうかと尻込みする気持ちはよくわかります。そこで今回は、キャンセル時の注意点や予約時に確認すべきことについてまとめました。キャンセルする時の例文も載せたのでぜひ参考にしてください。
目次
キャンセルするうえでの注意点
キャンセルにもさまざまなケースがありますが、どんな理由や状況であれ、キャンセルによってサロンに損害を与えるという事実は変わりません。まずはそのことを念頭に置いて誠実に対応しましょう。それではキャンセルする時に気をつけるべきことをひとつずつご紹介します。
無断キャンセルだけは絶対NG！
簡単に予約できて気軽に行けるのがサロンの魅力のひとつ。そのため、ついうっかりと予約したことを忘れてしまったり、気楽にドタキャンしたりする方も一定数います。しかし、時としてそれは大問題に発展してしまうことも……！
実は、サロンに予約した時点で既にあなたとサロンの間で契約が成立しています。したがって、正式な手順を踏まずにキャンセルした場合は契約不履行となってしまうのです。実際、去年の秋に無断キャンセルを立て続けにされた店側が訴え、業務妨害容疑として認められた事件がありました。この事件の被害者はサロンではなく飲食店で、容疑者は明確な悪意を持った人間でしたが、店舗に損失を与えるという点では、サロンで日常的に発生している無断キャンセルも同様です。サロンやあなたの対応次第では、裁判沙汰になることもあり得ない話ではありません。
キャンセルする時は必ず連絡するようにしましょう。
キャンセルする時は必ず連絡するようにしましょう。
キャンセルの連絡は余裕を持ってする
都合がつかないことが判明した時点ですぐにサロンへ連絡してください。早めにキャンセルすれば他のお客様が予約できるかもしれないからです。サロン側の損失を抑えることができれば、悪印象を持たれることはほとんどありません。次からも気兼ねなくそのサロンへ行けます。お互いのためにも、できるだけ早くに連絡するようにしましょう。
また、すべてのサロンが設けているわけではありませんが、サロンによってはキャンセル料を設定しているところがあります。基本的には段階的に料金設定しており、キャンセルした日が予約日に近いほど値段が高くなる仕組みです。キャンセル料を請求された場合、法的な支払い義務が発生します。仮に無視したとしても、延滞料金がさらに上乗せされるだけです。
余分なお金をかけないようにするためにも、キャンセルの連絡は早めにしてください。
誠実に対応する
先ほども述べた通り、キャンセルがサロンの不利益になることは間違いありません。ここでどう対応するかによって、あなたの人間力が問われます。また、今後そのサロンへの行きやすさや過ごしやすさにも影響するでしょう。
では、誠実な対応とは具体的にどうすることなのでしょうか。これには3つの大きな柱があります。
まず謝ること。自分の都合で契約解除をお願いするので当然のことですね。しかし、他のことで頭がいっぱいになってしまい、謝るのを忘れてしまう方がたまにいます。必ず忘れずに謝罪を伝えましょう。
次は具体的にキャンセル理由を伝えること。これを仕事の契約や周りの人たちとの約束などに置き換えて考えてみてください。ただキャンセルしたいと言われても納得できませんよね。「都合が悪くなったので」とぼかした理由でも同様です。サロン側からすると、もしかしたら何か不快な思いをさせてしまったのではないか、と不安になるかもしれません。ですから、家族との予定や仕事、体調不良など、理由をきちんと伝えることが大切です。
最後に振り替えられる日時を確認すること。そのサロン自体が嫌になった、長期間行けない状況になったというわけでなければ、別日で予約を調整してみましょう。それがサロンへの誠意を示せる1番の方法ですし、安心感も与えられます。また、キャンセルではなく予約日の変更という形であれば、キャンセルによるペナルティが発生しないかもしれません。
キャンセル時の伝え方（例文）
メールであれ、電話であれ、キャンセルの切り出し方次第であなたの印象が左右されます。何と言ったらいいかわからないという方は、ぜひ下記の文章を参考にしてください。記号部分をあなたの名前や予約日などに当てはめて、そのまま使うだけでも誠実さが伝わりますよ。
お世話になります。●月✖日の▲時から予約している○○です。
予約日時についてご相談があり、連絡しました。
大変申し訳ないのですが、△△のため、予約をキャンセルしていただけないでしょうか。
（それと、可能であれば●月▲日の■時に予約を取り直したいと考えているのですが、まだ予約の枠は空いているでしょうか。）
最低限これだけ伝えれば、あとはサロン側が上手く対応してくれます。流れに従ってやり取りを進めてください。
予約する時の注意点
ここからはキャンセルするより前の段階、つまり予約時に気をつけるべきことをご説明します。前述した通り、予約した時点で既にサロンとの契約は成立しているのです。サロンを決める時は慎重に判断するようにしましょう。
予約時に確認すること
どんな媒体での予約であっても注意すべきことは、何よりも施術内容の確認です。特にヘアサロンやエステサロンなどは似た名前のメニューや、同じ種類でも細かく分けられているメニューが多い傾向にあります。自分が予約した内容はきちんと確認しておきましょう。
また、クーポンを利用する場合も注意が必要です。新規の方のみ使えるもの、再来店の場合のみ使えるもの、セットメニューの割引として使えるものなど、使用条件がさまざまなので、自分に合ったものかどうか確かめてから選択してください。
また、クーポンを利用する場合も注意が必要です。新規の方のみ使えるもの、再来店の場合のみ使えるもの、セットメニューの割引として使えるものなど、使用条件がさまざまなので、自分に合ったものかどうか確かめてから選択してください。
そして特に大事なのは料金の確認です。まず、表示されている料金は税込みなのか税抜きなのかを見ておきましょう。それから、オプションで追加料金がかかるメニューもたまにあります。（例：ヘッドスパのみ予約する場合は別途ブロー料金が発生）
細かい注意書きまでよく目を通し、電話で予約する場合には口頭で見積もりをお願いすると安心です。後々の金銭トラブルを回避することができます。その際に電話口のスタッフの名前を控えておくと、何かあった際の確認がスムーズです。
細かい注意書きまでよく目を通し、電話で予約する場合には口頭で見積もりをお願いすると安心です。後々の金銭トラブルを回避することができます。その際に電話口のスタッフの名前を控えておくと、何かあった際の確認がスムーズです。
同じくお金にまつわる問題としてキャンセル料の有無が挙げられます。HPなどにキャンセルポリシーがあるサロンの場合はきちんと目を通しておきましょう。ただし、各種ポータルサイトからの予約だとキャンセルポリシーがあるかどうかわからないサロンがほとんどです。キャンセルに関して不安があれば、予約後に送られてくるメールやお問い合わせフォーム、または電話で直接尋ねるとよいですね。
それと、ポータルサイトを介したネット予約の場合は履歴等が残るのでよいのですが、HPからの予約や電話予約の場合は必ず施術の開始時間と所要時間を確認して控えておきましょう。その際、スケジュール帳やスマホのカレンダーなどに書き込んでおくとなおよいです。
どうしてもキャンセルしなければならない場合は早めに連絡を！
今回は予約のキャンセルの仕方と、トラブルを未然に防ぐための予約時の注意点についてご紹介しました。美容系のサロンは他の業種に比べて無断キャンセルやドタキャンが多く、そのたびにサロンの利益やスタッフの時間が奪われています……。「1回くらいなら大丈夫だろう」と思っても、その1回を何人も行った場合、サロンの状況はどんどん厳しさを増すでしょう。キャンセルが重なった結果、お気に入りのサロンが閉店してしまった！なんていうことになったら悲しいですよね……。ですから、まずはこのコラムを読んでくださったあなたがサロンでの予約を軽視することなく、誠実かつ真摯に対応してもらえればと思います。
